Krizi Fırsata Dönüştürme = Umutsuzluğun Hediyesi

Başarılı üst yönetimler (veya patronlar); işletmesini, problemleri etkin ve kalıcı çözebilecek ve yeni fırsatları kullanabilecek duruma getirir, toplam operasyon performansını mümkün olan en yüksek düzeye yönlendirir, özellikle kriz dönemlerinde sürdürülebilir bir başarı dinamiği ve spirali yaratır ve tüm çalışanları buna doğru motive eder.

İşte bu nedenle yalın iş süreçleri ve üretimin devreye alınması ve yaygınlaştırılması için en uygun zaman kriz dönemleridir. Aslında, bunu bilen kurum ve kuruluşlar ve danışmanlar umutsuzluktan çıkma çalışmalarına başladılar bile. Bunun için en azından üç nedenleri vardı:

1) Paradigma değişikliği

Kriz dönemleri ve umutsuzluk; bireylerin ve organizasyonların, mevcut paradigmaları sorgulama isteği oluşturmada bir fırsat penceresi açar, yeni ve konuya yönelik daha uygun zihinsel modellerin geliştirilmesini sağlar.

2) Hızlı nakit akışı geliştirme

Büyük çapta ve hızlı stok azalmaları yalın uygulamaların en başta görülen yararlarıdır. Bu ise, günümüzün zor ve pahalı kredi şartları dikkate alındığında daha da önem kazanır.

3) Kendi kendini finanse etme

Uygun şekilde planlandığı takdirde yalın uygulamalar düşük bir yatırımla başlatılabilir. En fazla nakit akışı ise bu ilk dönemlerde oluşur. Yalın uygulamalar genellikle birkaç ay içinde, kendi kendini finanse eder duruma gelecektir.

Nereden başlamalı?

Sürekli iyileştirme (Kaizen) ile başlamak

Avantajları

• Küçük ama görülebilir adımlar söz konusudur
• Çalışanlarla doğrudan kendi çalışma alanlarında başlama imkanı vardır
• Daha az yeterlilikte çalışana ihtiyaç duyulur

Dezavantajları

• Ancak sisteme entegre olanlarla çalışılabilir, sisteme bağlı olanlarla değil
• Bazı sektörlerde (örneğin ilaç üretimi) anlaşmazlıklarla karşılaşılabilir
• Başarıları görmek genelde zordur
• Tüm yönetim kademesinin aktif katılımı gerekir

Yalın Yönetim ile başlamak

Avantajları 

• Çoğu zaman yüksek getirisi olabilecek potansiyel konular ele alınır
• Daha az yeterlilikte çalışana ihtiyaç duyulur
• Küçük uygulamalarla başlanabilir
• Basit yöntemlerle sonuca gidilebilir

Dezavantajları

• Bazı sektörlerde (örneğin ilaç üretimi) anlaşmazlıklarla karşılaşılabilir
• Standart bir uygulama tarzı yoktur
• Standart bir yetkinlik kazanma yolu yoktur
• Mevcut uygulama anlayışı değişeceği için çalışanlar direnç gösterebilir 

Altı Sigma ile başlamak

Avantajları

• Kaliteye odaklanma genel anlamda işe yarar (kalite her zaman iyidir)
• Açık ve net kavramlar (projeler gibi) devreye alınabilir
• Analiz ve iyileştirmede eldeki verileri değerlendirmek için kapsamlı yeterlilik ve yöntemler uygulanabilir (istatistiksel yöntemler)
• İyi yapılandırılmış süreçlerle güvenli sonuçlara ulaşılabilir
• Yapılandırılmış süreçler öğretilebilir
• Aktif destek için daha az yönetim kademesine ihtiyaç duyulur

Dezavantajları

• Bazen en gerekli konular ele alınamayabilir
• Risklerin azaltılmasında ölçümleme zordur
• İyileştirme potansiyeli genelde yalın yönetime göre daha azdır 

Başarı için nelere dikkat etmeli?

• Tüm projeler için bir ilerleyiş modeli gerekir
• Öncelikle Yalın Yönetim veya Altı Sigma ile başlamak müşterilerin algılamalarına ve kuruluşun kendi gereksinimlerine bağlıdır
• Uygulama yöntemlerini hedeflere uygun seçmek gerekir
• Tüm birimler programa dahil edilmelidir
• Tüm katılımcıların kişisel yararlar sağlamasına da özen gösterilmelidir
• ROC (return on capital-sermaye getirisi) programın ilerleme göstergesi olarak izlenmelidir
• Kuruluşun değerleri, iş akışları ve yöntemlerine standard getirilmelidir
• Küçük başlanmalı ama büyük düşünülmelidir
• Hızlı başarı hikayeleri oluşturulmasına çalışılmalıdır
• Uygulama ve yaygınlaştırmada ilgililere eşlik edilmelidir
• Program üst yönetimin bir projesi haline getirilmelidir

Patronlar ve üst yönetim kriz dönemlerinde genelde tüm gereksiz masrafları kısma, mümkün ise küçülme, bir program başlatmayı, çalışanların eğitimine ve geliştirilmesine kaynak ayırmayı erteleme eğilimindedir. Onlar için önemli olan tünelin ucundaki ışığı görmektir. Aslında geçmiş dönemleri hatırlayarak belki biraz da “tünelde hep birlikte nasıl başarılı olabiliriz?” sorusuna cevap aramak gerekiyor. Her işi yani prosesleri sürekli iyileştirmek, işi yaparken ön planda israf olmadan değer yaratmak kriz dönemi dışında da esas alınmalıdır. Kuruluşların da bir yaşam döngüsü olduğunu hatırlamak, kuruluşlardaki kültür ve evrimin varlığını hissetmek, ancak sistem içine entegre olan çalışanların ve güçlü olduğu ana işinin kendisini geleceğe taşıyabileceğini bilmek önemlidir. Herkese kolay gelsin…